Para que você consiga entender como anda a saúde financeira do negócio é importante contar com KPIs (indicadores-Chave de Desempenho, em inglês Key Performance Indicators) na gestão de cobrança, pois eles possibilitam uma avaliação detalhada sobre a eficiência da empresa.
Tais indicadores são obtidos a partir da análise de informações, coletadas nos sistemas responsáveis pelo controle financeiro, permitindo a identificação de variáveis que estão impactando os resultados, de uma forma geral.
O acompanhamento dos indicadores de cobrança permite alcançar uma gestão financeira mais estratégica, já que através desse conjunto de KPIs, é possível avaliar o desempenho, desenhar planejamentos que visam uma melhoria contínua dos resultados obtidos no âmbito das finanças.
Quer saber mais sobre esse assunto? Veja a seguir! Boa leitura.
O que são os KPIs na gestão de cobrança?
Os KPIs são métricas utilizadas para mensurar a saúde financeira da companhia, permitindo uma avaliação conjunta de dados referentes ao faturamento, a retenção e a aquisição, viabilizando uma visão totalitária.
Através da leitura das informações geradas pelos indicadores, é possível ter tomadas de decisão mais estratégicas e assertivas, já que eles foram desenvolvidos utilizando inteligência comercial, aliada à tecnologia.
A avaliação da eficiência operacional, quando baseada nos indicadores, permite que sejam estabelecidos os pontos de sucesso alcançados pela operação, onde neste caso, está relacionada com o sucesso financeiro.
Adicionalmente, é possível criar comparativos entre os dados gerados pelos indicadores com aqueles que foram desenhados no planejamento estratégico, permitindo um panorama claro das metas que faltam ser alcançadas, bem como aquelas que foram atingidas.
Qual é a importância da gestão de cobrança na empresa?
Um dos objetivos de uma empresa ao implementar a gestão de cobrança e KPI’s para auxiliar nesse gerenciamento é otimizar toda a operação financeira, de forma que seja possível reduzir a inadimplência.
Através de uma análise detalhada dos valores de inadimplência, é possível traçar um plano estratégico com ações de cobrança, e determinar métricas direcionadas para esse fim, através do qual os líderes podem realizar o acompanhamento da sua operação, mantendo a produtividade das cobranças que estão sendo feitas.
Dessa forma, os indicadores são compreendidos como poderosas ferramentas na gestão, visando a otimização dos resultados obtidos pela empresa.
No entanto, é necessário entender quais são os melhores indicadores para incluir no seu plano estratégico, já que ele precisa indicar a situação real e permitir um acompanhamento da sua evolução.
Por isso, listamos os principais KPI’s para utilizar na gestão de cobrança.
Quais são os principais KPIs utilizados na gestão de cobrança?
Como vimos anteriormente, os KPIs são essenciais, pois permitem uma visão clara da situação real, possibilitando a criação de planejamento estratégico de sucesso. Veja a seguir quais são eles.
Indicadores de carteira
Esses indicadores fazem parte de um macro grupo de KPI’s, que servem para mensurar as ações que são realizadas na carteira.
Neste grupo, podemos realizar a seguinte divisão, criando indicadores individuais:
- Faixa de atraso: determina os valores que podem ser alocados de acordo com a faixa de atraso, e qual a participação em cada uma das faixas;
- Optativo para cobrança: indica apenas os clientes que podem receber cobranças;
- Situação de cobrança: indica qual é o status de cada grupo, por exemplo: em negociação, sem possibilidade de negociação, não foi possível contato, entre outros.
A partir da definição desses indicadores, é possível fazer uma gestão completa da carteira, entendendo o cenário real, possibilitando a criação de um plano efetivo, para melhorar os resultados.
Taxa de acordo por contato
Este indicador tem como premissa analisar o total de contatos realizados, e a efetividade dos contatos. Ou seja, quantos acordos foram fechados.
Conseguir um retorno sobre a inadimplência é uma tarefa complexa, e ao conseguir, é importante que o contato seja efetivo.
Funil das propostas
Um dos indicadores com maior utilização pelo gestor de cobranças. Ele permite acompanhar o resultado das ações do momento do disparo das campanhas até o recebimento do pagamento.
Em um cenário totalmente favorável, deveríamos ter o sucesso absoluto no envio das campanhas, mas isso não é a realidade de um gestor de cobranças.
Por isso, é necessário acompanhar todo o processo para entender onde a efetividade das ações está caindo.
Ticket médio de negociação
O indicador de ticket médio analisa o potencial de geração de lucro para a área.
Para o gestor de cobranças, o ticket médio é calculado sobre o valor das negociações realizadas, a partir de um determinado período.
Dessa forma, é possível acompanhar a evolução do valor das propostas. E quando aliado a outras métricas, é possível ter um kpi robusto.
Efetividade por canal
Um dos indicadores mais importantes para o funcionamento de uma operação, pois é através dele que o gestor de cobranças consegue acompanhar a efetividade das suas campanhas.
Ao disparar campanhas de e-mails, sms e através do link para o portal de cobranças, qual delas está tendo um melhor desempenho.
Permitindo mapear as oportunidades e entender em qual delas deve ser investimento mais tempo e recursos.
Outros KPIs importantes na gestão de cobrança
1. Roll Rate
A taxa de rolagem, ou Roll Rate, é o valor da sua carteira de cobranças que pode ter a data alterada, para o próximo mês. Para que seja possível entender melhor esse indicador, veja o seguinte exemplo: o cliente tem que realizar um pagamento de R$2.500, no entanto, ele realizou o pagamento parcial, no valor de R$500.
Dessa forma, para o mês seguinte, ficou o valor de R$2.000, aguardando o pagamento. Essa é uma métrica importante para mensurar quais são os clientes que estão nessa condição, e qual o montante que está acumulado.
Adicionalmente, o Roll Rate é um dos indicadores que devem se manter mais próximos de 0, ou com valores baixos, para que sua carteira não envelheça.
2. CPC
O KPI de CPC – Contato com a Pessoa Certa – é o responsável por mensurar a qualidade da sua estratégia de cobrança. Quando este indicador está com valores baixos, significa que seu negócio está sendo impactado negativamente, em consequência de estratégias ineficazes.
O CPC investiga a pessoa adequada para o negócio, ou seja, quando a operação consegue o contato com o cliente em questão, o histórico com a empresa cresce, já que existe oportunidade de conseguir uma negociação, ou até mesmo uma quitação, quando o contato é efetivo.
3. Valores Recuperados
O indicador de Valores Recuperados tem relação com os clientes que estão inadimplentes com a empresa, mas que pode ser correlacionado com outras métricas, e seus dados devem ser interpretados em conjunto com as demais métricas.
Apesar de indicar qual foi o montante, de fato, recuperado pela empresa. É necessário considerar outros fatores para a composição dos valores, como:
- Descontos concedidos para fechar uma negociação;
- Programas de recompensas;
- ROI;
- Acordos.
Todos esses fatores podem influenciar nesse indicador, e a composição da informação deve considerar todos os cenários, para ter um valor real.
4. EFIC – Eficiência de cobrança
O indicador de eficiência de cobrança é analisado a partir da comparação entre o Roll Rate em um espaço de tempo sobre a cobrança, ou relação à safra.
Este é um dos indicadores que quanto mais baixo ele estiver, melhor está o seu número, pois indica que você está com uma rolagem menor da carteira.
5. Consumo de mailing
Esse é um indicador de eficiência operacional, já que quanto maior for a quantidade dos clientes que estão presentes na lista, maior será o mailing. No entanto, quando a lista for organizada, o contato será mais eficiente, pois será feito em um tempo bem menor!
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