Buscar soluções para a gestão de cobrança de resultados é uma das tarefas que toda empresa deve se empenhar. Além de reaver valores financeiros, os novos métodos como o PDCA também permitem uma gestão mais eficiente.
Nesse sentido, o PDCA é a opção que vem gerando melhores resultados no mercado. Em apenas quatro passos o gestor organiza o método de trabalho e identifica os principais pontos que devem ser trabalhados na equipe.
Para além da gestão de cobrança, o ciclo PDCA também é utilizado para gerir os demais setores da empresa, eliminando falhas e otimizando os resultados. No entanto, o artigo a seguir irá tratar sobre como o PDCA pode trazer bons resultados para o setor de cobranças, as quatro etapas do método, bem como a forma de sua implementação.
O que é PDCA?
Pois bem, vamos entender melhor o que é o PDCA. Trata-se de uma sigla em inglês, que significa Plan-Do-Check-Act. Na tradução para a língua portuguesa o termo significa Planejar, Executar, Verificar, Agir.
Apesar da popularidade recente, o método já está em uso desde os anos 1920, quando Walter A. Shewhart desenvolveu o ciclo PDCA nos EUA, tornando-se precursor do controle estatístico de qualidade. No entanto, foi nos anos 1950, através de Edward Deming, que o ciclo se popularizou.
Desde então o PDCA pressupõe que é preciso seguir um ciclo, onde o planejamento é a base para as ações da equipe. Além disso, o método tem o objetivo de tornar a gestão de cobrança organizada, separada por etapas, prazos e metas.
Portanto, implementando esse modelo de controle de qualidade, a empresa tem o poder de identificar possíveis falhas, a fim de melhorar o planejamento e a execução da equipe.
Quais são as etapas do PDCA?
Como foi citado no item acima, o PDCA é dividido em quatro etapas na sua execução. Para além do Planejar, Executar, Verificar e Agir, é preciso saber no que consiste cada uma destas etapas.
Cumprindo cada uma destas etapas previstas no PDCA é possível que a empresa consiga mensurar resultados mais realistas, bem como identificar os erros que atrapalham o avanço das melhorias.
Planejar
Planejar é a primeira etapa do PCDA e deve começar com a identificação do problema. No caso da gestão de cobrança, o gestor precisa descobrir o que causa atrasos no pagamento em uma determinada massa de inadimplência. Após isso, planejar ações que possam resolver o problema a curto, médio ou longo prazo.
Executar
Posteriormente, a equipe de cobrança deve executar o projeto, seguindo à risca o planejamento inicial. Além disso, na fase de execução é importante observar os pontos positivos e negativos do método, colhendo dados para mensurar os resultados na próxima etapa.
Verificar
Após realizar as duas primeiras fases do PDCA na gestão de cobrança, a próxima etapa é verificar as ações realizadas até o momento. Ou seja, a partir do planejamento inicial, o gestor deve avaliar quais etapas saíram conforme o previsto e quais devem ser mudadas. Desse modo, é importante levar em conta as estatísticas, mas também a observação crítica da equipe.
Agir
Para que o ciclo do PDCA seja finalizado com êxito, é preciso colocar em prática o último passo, que é agir. Depois de entender os problemas da empresa, tomar ações para resolvê-los e verificar os erros cometidos, esse é o momento de tornar este aprendizado em ações práticas.
Na gestão de cobrança, mudar a linguagem, canal de contato ou prazos pode transformar significativamente os resultados obtidos.
Vantagens de adotar o PDCA na gestão de cobrança
Para além do que já foi mencionado ao longo do artigo, existem diversas vantagens para a empresa que adota o PDCA. Uma delas é a constante melhoria nas tarefas da equipe, uma vez que método exige que sejam feitas revisões no planejamento e a observação dos erros cometidos no processo.
Além disso, o ciclo PDCA acaba tornando a gestão de cobrança prática, tendo em vista que o método preza pela repetição de etapas, o que também auxilia no aprimoramento das ações.
O método PDCA tem uma grande eficácia quando aplicado na gestão de cobrança, mas pode ser usado em outras áreas da empresa. Essa é uma outra vantagem de utilizá-lo, a opção de aplicar em diferentes setores do negócio. Confira alguns dos benefícios desta ferramenta para o seu grupo de trabalho:
- Identificação de problemas na gestão de cobrança;
- Correção de problemas de operação na empresa;
- Flexibilidade para ser aplicado em diferentes situações;
- Aprimoramento constante das ações em equipe;
- Planejamento estratégico.
Como implementar o PDCA na empresa?
Apesar de já sabermos o que é PDCA e quais são as suas etapas, há outros detalhes importantes para implementação do método. Entre eles, com que os colaboradores entendam todas as etapas do ciclo, por exemplo, é tão importante utilizá-lo.Nesse caso, o gestor deve pensar em formas de capacitar seus profissionais, seja com reuniões sobre o tema, workshops ou até mesmo cursos.
Outro ponto importante para usar o PDCA é mantê-lo como padrão independentemente dos resultados iniciais. Essa atitude fará com que a equipe ganhe confiança no processo e identifique os erros que cometeu.
No mais, veja nestes próximos tópicos quais atitudes do gestor podem colaborar para a efetivação do PDCA na gestão de cobrança.
Liderança é fundamental
Mesmo que o trabalho em equipe seja responsável pelos bons resultados, é preciso que haja um líder para gerir todo o processo. Esse líder deve ter capacidade de avaliá-lo e apontar quais ações podem melhorar o ciclo. Além disso, a liderança também é importante para manter a equipe motivada, além de suprir dúvidas e necessidades.
Qualificação dos profissionais
A gestão de cobrança teve bastante mudanças nestes últimos anos. Os novos canais de contato e novas técnicas de abordagem otimizam os resultados de qualquer equipe. Desse modo, para que o PDCA ofereça bons resultados, é importante que os profissionais estejam sempre atualizados, seja com palestras, oficinas ou cursos de qualificação.
Arquive informações sobre o PDCA
Sendo a correção uma das etapas do PDCA, nada melhor do que ter o maior número possível de informações para fundamentá-la Portanto, uma atitude que pode melhorar o processo é criar manuais e arquivar dados sobre a gestão de cobrança. Assim a equipe poderá consultar estes documentos quando houver dúvidas, sem depender apenas do gestor.
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