Uma observação atenta é capaz de identificar algumas características da realidade corporativa atual: clientes cada vez inseridos no mundo digital – compras, pagamentos, pesquisas são feitas virtualmente; mercado consolidando a personalização de serviços e produtos como forma de vantagem competitiva.
Ao mesmo tempo, há um acelerado avanço tecnológico possibilitando acesso, coleta e armazenamento de dados cada vez maiores, além de um preocupante aumento no número de consumidores inadimplentes, devido a instabilidades econômicas recorrentes.
Tais particularidades não são as únicas, certamente, que descrevem o cenário empresarial; no entanto, consistem naquelas que fazem parte do dia a dia do gestor de cobrança, envolvendo a sua atividade de grande complexidade e indicando que a excelência de suas obrigações dificilmente será alcançada sem o auxílio de recursos e soluções tecnológicas.
Contudo, é fundamental que a escolha das ferramentas que automatizem a gestão de uma maneira geral seja feita de maneira precisa, a fim de que atenda às expectativas e necessidades que incentivaram a sua aquisição.
E é sobre isso que esse artigo quer tratar, apresentando o ERP e os Softwares de Gestão de cobrança como soluções tecnológicas, abordando o objetivo de cada uma, suas diferenças e a possibilidade de integração entre elas.
ERP – o que é, e o que faz
Embora o mundo corporativo e, consequentemente, a gestão de cobrança tornem-se cada vez mais complexos e sujeitos a um constante aumento de demandas, muitos gestores desconhecem a existência de soluções que aumentem a eficácia de suas atividades, tal como o ERP.
ERP, Enterprise Resource Planning (sistema de gestão integrado ou planejamento de recursos empresariais, em português), é um software de gestão que otimiza o processo de administração através das funcionalidades que disponibiliza para o gestor.
Através de um ERP é possível automatizar diversos processos de uma empresa, possibilitando:
- Aumento na produtividade, pela diminuição ou eliminação de operações manuais, sujeitas a falhas inerentes a ação humana;
- Integração de diversos setores de uma empresa, eliminando a necessidade de cada um deles possuir um software próprio, o que aumenta fluidez e segurança das informações;
- Garantia de tomadas de decisões mais precisas, por se basearem numa visão mais ampla da organização.
Diversos setores podem ser beneficiados pelo sistema, a administração no controle de contas a pagar e receber e monitoramento de vendas, por exemplo; o setor fabril pelo controle do volume de produção e estoque de matéria prima.
Também o time comercial pode usufruir dos benefícios do ERP pelo melhor acompanhamento do processo de vendas; a gestão de pessoas pelo controle de dados de produtividade; a gestão de finanças pela disponibilização e centralização dos dados de despesas e custos de toda a empresa.
Seguramente, uma gestão auxiliada por um ERP ganhará em qualidade e eficiência, porém a generalidade de um software concebido para atender a toda estrutura empresarial, naturalmente não terá um desempenho excelente em processos mais específicos.
Plataformas de cobrança
Diante de uma demanda cada vez maior por personalização do atendimento, exigindo, por exemplo, entendimento do perfil e do histórico de cada cliente, disponibilização de variadas formas de pagamento, adequação do meio de contato de acordo com a preferência do consumidor; compreende-se que a gestão de cobrança possui especificidades que não serão plenamente atendidas por um ERP.
Um software de cobrança consiste num sistema desenvolvido para automatizar diversas atividades e processos que fazem parte do dia a dia do setor de cobrança, atendendo, dessa forma, de maneira mais específica e detalhada, às exigências atuais do mercado, aumentando o índice de sucesso na recuperação para a empresa de titulos em atraso ou já em inadimplentes.
Abaixo, estão listados alguns processos que podem ser feitos por uma plataforma de cobrança e como a sua realização se dá com maior qualidade em comparação com um ERP.
- Multiplicidade de meios de pagamento – esta é uma funcionalidade que um sistema de gestão integrada não contém como básica, mas, que um software voltado para cobrança oferece com excelência; pois, permite integração aos meios de pagamentos desejados pelo cliente;
- Geração de indicadores mais específicos – uma gestão de cobrança eficaz exige que a performance seja aferida por mais métricas além daquelas oferecidas pelos ERPs – geralmente resumidas às mais elementar –, o que envolve KPIs tais como valores recuperados, contato com a pessoa certa, taxa de conversão, dentre outros que uma plataforma de cobrança oferece.
- Redução no volume de inadimplência – embora, obviamente, não se trate de um processo, esse benefício é alcançado através de funcionalidades existentes em um software de cobrança, que geralmente não são encontrada em um ERP, por exemplo: automatização de comunicação de contas a vencer ou já vencidas, atualização de valores, acompanhamento em tempo real dos pagamentos e atrasos; em suma, um melhor controle dos inadimplentes.
- Melhoria na comunicação – este também é um ponto que representa um aperfeiçoamento na gestão de cobrança, uma vez que através da geração de uma base de dados pela plataforma de cobrança, o setor de cobrança pode ter uma comunicação mais assertiva com os clientes inadimplentes.
Esses exemplos de pontos específicos com os quais o gestor precisa lidar nos processos de cobrança impactam diretamente na efetividade, qualidade e produtividade da sua administração e, por consequência, na competitividade e resultados finais de uma organização; evidenciando a importância do auxílio de um software de cobrança, por ele suprir as necessidades que um ERP, devido a sua arquitetura, não pode atender.
Integração entre ERP e Sistema de Cobrança
É possível unir os benefícios para uma empresa gerados por um sistema de gestão integrado às vantagens de uma plataforma pensada para as demandas de um setor de cobrança através da integração entre as duas ferramentas, o que afetará positivamente a gestão geral de uma companhia.
Afinal, com um melhor controle dos processos de cobrança obtém-se informações mais precisas para nortear as estratégias corporativas, e com um nível de sucesso maior no pagamento de serviços ou produtos é possível projetar investimento, estabelecer metas de crescimento, além de aumentar a lucratividade do negócio.
Aqui, mais uma vez, faz-se necessário que a escolha de um software de cobrança seja realizada com inteligência para que os benefícios esperados pela sua implementação sejam conquistados, e a integração com um ERP remanescente seja realizada perfeitamente.
Pensando nesse desafio dos gestores, a MFM Tecnologia, com mais de vinte anos de experiência, desenvolveu o INTERSIC, uma plataforma de cobrança que se integra com sistemas legados como ERP, além de sistemas de parceiros, sejam discadores, players especializados em envio de SMS ou até mesmo gráficas para processo de boletagem massiva.
A gestão de cobrança terá sua atuação potencializada por ações possíveis com o INTERSIC, tais como:
- Consolidação da carteira de inadimplentes, respeitando a régua de cobrança vigente;
- Avaliação de performance das assessorias de cobrança, acionamentos, promessas, acordos e pagamentos recebidos;
- Distribuição e retomadas de carteira com as assessorias de cobrança a qualquer momento.
E, ainda, a possibilidade de oferecer à equipe relatórios gerenciais, com comparativos de performance de negociadores, de assessorias de cobrança contendo ranking e comissionamento, propostas geradas e aprovadas, quebras de acordo, negociações honradas, negativação e positivação, dentre os mais de sessenta modelos de relatórios existentes.
Fale com um especialista da MFM e descubra como tornar a sua gestão de cobrança mais efetiva e inteligente.
